Cómo crear una PMO: fundamentos y caso práctico

Bruno Fierro
1 sept
4 Min. de lectura

Actualizado: 8 sept

¿Cómo crear una Oficina de Gestión de Proyectos desde cero? Veamos los aspectos fundamentales y un ejemplo práctico para ello.

Aspectos fundamentales a tener en cuenta para crear la PMO:

Análisis de la situación actual: Evaluar la madurez, definir objetivos, identificar stakeholders y determinar el tipo de PMO (soporte, control o directiva).
Diseño de la PMO: Definir estructura y roles, seleccionar metodologías (PMBOK, Agile, híbridos) y herramientas (Jira, Smartsheet, MS Project, etc.), crear procesos, plantillas, KPIs y elaborar la carta de la PMO (existencia y propósito de la organización).
Implementación de la PMO: Capacitar al equipo, configurar el entorno tecnológico, aplicar procesos, monitorear, optimizar y comunicar resultados a stakeholders.

CASO PRÁCTICO

Imaginemos una empresa ficticia que se llame BRN Projects (Business, Results & Network)

El departamento de IT de BRN Projects gestiona múltiples proyectos que abarcan diferentes sectores como marketing, desarrollo de software, publicidad y energía. Estos proyectos tienen un volumen aproximado de unos 20 proyectos o más al año y una plantilla total de unas 50 personas.

La ausencia de una PMO en IT está generando una serie de problemas en BRN Projects, entre los cuales destacan:

Dificultad en el seguimiento uniforme de proyectos.
Falta crítica de estandarización en metodologías y herramientas.
Riesgo real de retrasos o sobrecostes por gestión fragmentada.
Poca visibilidad global del portafolio de proyectos y su estado real.

El objetivo que tenemos a la hora de crear una PMO permitiría centralizar, estandarizar y optimizar la gestión de todos los proyectos del departamento de IT, asegurando una alineación con los objetivos estratégicos de la empresa, un mejor control de recursos y una comunicación más fluida con otras áreas de BRN Projects.

Nuestra PMO será la entidad responsable de:
- Definir, estandarizar procesos y metodologías de gestión de proyectos.
- Priorizar y alinear proyectos con la estrategia corporativa.
- Monitorear estado, riesgos, costes y plazos de proyectos IT.
- Optimizar el uso de recursos internos y externos.
- Coordinar entre stakeholders.
Tiempo estimado de implementación:
Dada la dimensión de BRN Projects (50 personas) y el volumen de proyectos (+20 al año), estimo que la implementación de una PMO (básica pero funcional) podría completarse en 3 a 4 meses siguiendo una ejecución por fases:
- Mes 1: Diagnóstico, definición del marco y selección de herramientas.
- Mes 2: Desarrollo de metodologías y plantillas y formación inicial a trabajadores.
- Mes 3: Piloto con proyectos en curso y ajustes necesarios.
- Mes 4: Implantación formal y escalado a todos los proyectos de la empresa.
Implementación detallada

Fase 1 – Análisis y diseño (Mes 1)

Diagnóstico de situación actual

Revisión de todos los proyectos activos del departamento.
Identificación de problemas recurrentes (retrasos, sobrecostes, comunicación, coordinación, etc.).
Definición del alcance de la PMO
- Determinar si será de tipo de soporte, de control o directiva como se indicó anteriormente. En este caso yo la establecería inicialmente como de control para proporcionar un marco de trabajo o una metodología predefinida y supevisar/auditar su cumplimiento.
- Definir si cubrirá solo proyectos de IT o si también ofrecerá soporte a otros departamentos en el futuro: inicialmente sólo a IT y si funciona como se espera, abarcar otros departamentos.
Obtención de apoyo directivo
- Presentar propuesta al Comité de Dirección para garantizar recursos y autoridad. Es esencial contar con el apoyo y confianza suficiente.
- Designar un Director de la PMO (preferiblemente con experiencia en gestión de proyectos, visión transversal y profunda de los proyectos IT de BRN Projects) + 1 o 2 PMOs para la recopilación de datos, preparación de informes, la gestión de herramientas y el seguimiento del portafolio.
Fase 2 – Estructuración y estandarización (Mes 2)
Definir metodologías de trabajo
- Selección de un marco de trabajo (PMBOK, PRINCE2, Agile, híbrido según tipos de proyectos). Al estar en el entorno IT, la mayoría de proyectos tendrán un enfoque ágil, ya sea Scrum, Kanban o híbrido.
- Creación de una guía de gestión de proyectos interna.
- Creación de plantillas y procesos
  - Plantillas para actas de inicio, planes de proyecto, cronogramas, seguimiento y cierre. Difusión de éstas entre los gestores de proyectos.
  - Procedimientos simples y claros para gestión de riesgos, cambios, comunicación y entregables.
- Selección de herramientas
  - Herramientas para gestión centralizada: Jira, Trello, Asana, Monday o MS Project.
  - Repositorio documental central (SharePoint, Confluence, etc.).
  - Dashboards de seguimiento con métricas clave (KPIs).
Fase 3 – Implementación piloto (Mes 3)

Lanzar piloto con proyectos activos

Selección de 3–5 proyectos en curso para probar la metodología y ver cómo es recibida y procesada por todas las partes.
Ajustes basados en feedback de los Project Managers y el equipo.

Formación inicial

Capacitar al equipo IT y a los responsables de proyectos en las nuevas herramientas y procesos.
Seminarios de gestión ágil y seguimiento de métricas.

Fase 4 – Implantación total y mejora continua (Mes 4)

Implementación oficial
- Incluir todos los proyectos IT bajo supervisión de la PMO.
- Centralizar reportes y estatus en un único canal de comunicación.
Evaluación y mejora continua
- Revisar métricas trimestrales: cumplimiento de plazos, calidad, costes y satisfacción del cliente.
- Realizar encuestas de satisfacción del equipo y de los stakeholders clave para medir el impacto de la PMO.
- Ajustar procesos, añadir nuevas plantillas y herramientas según sea necesario.

RIESGOS a los que nos enfrentamos y sus MITIGACIONES

Riesgo	Mitigación
Resistencia al cambio	Involucrar a los equipos desde el principio y demostrar el valor de la PMO
Falta de apoyo directivo	Presentar una propuesta de ROI que vincule los objetivos de la PMO con la estrategia de negocio.
La PMO se percibe como "policía" que vigila	Posicionar la PMO como una entidad de apoyo y facilitación
Selección de herramientas incorrecta	Realizar pruebas piloto e involucrar a los usuarios finales en la elección